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  "type": "compare",
  "section": "resources",
  "title": "Desk Sharing mit Excel",
  "headline": "Desk Sharing mit Excel – wo die Grenze liegt",
  "metaTitle": "Desk Sharing mit Excel vs. Software | Door James by CGI",
  "description": "Bis zu welcher Größe eine Excel-Tabelle für Arbeitsplatzbuchung funktioniert, welche Kosten dabei unsichtbar bleiben und ab wann sich Software rechnet.",
  "summary": "Eine Excel-Tabelle für Arbeitsplatzbuchung funktioniert bei einem Standort, wenigen Plätzen und stabilen Teams durchaus. Die Grenze wird erreicht, wenn mehrere Standorte, Parkplätze, Besucher oder Auswertungen hinzukommen: Dann entstehen Doppelbuchungen, unklare Anwesenheit, manueller Pflegeaufwand und keine belastbare Datengrundlage für Flächenentscheidungen.",
  "keywords": [
    "Desk Sharing mit Excel",
    "vs. Excel & Outlook",
    "Door James"
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  "updated": "2026-09-22",
  "product": {
    "name": "Door James",
    "vendor": "CGI Deutschland B.V. & Co. KG",
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    "award": "German Innovation Award 2022",
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    "columns": [
      "Kriterium",
      "Door James",
      "Excel & Outlook"
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        "cells": [
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          "Digitale Einladung, Self-Check-in, Badge, Host-Benachrichtigung",
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        "cells": [
          "Auslastung je Etage, Bereich und Wochentag, automatische Reports",
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        "criterion": "Datenschutz",
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          "Konfigurierbare Löschfristen, Rollen, AVV",
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          "Apps, Widgets, QR- und Geofence-Check-in",
          "Tabelle auf dem Smartphone"
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      }
    ],
    "note": "Vergleich mit Stand September 2026. Angaben zu anderen Anbietern stammen aus deren öffentlich zugänglichen Informationen und können sich ändern; bitte vor einer Entscheidung prüfen."
  },
  "whenOther": {
    "title": "Wann ein anderes Produkt besser passt",
    "items": [
      "Sie haben einen Standort mit wenigen Plätzen und stabilen Teams – dort funktioniert eine gepflegte Tabelle oft gut genug.",
      "Sie liegen unter 250 Mitarbeitenden und damit unter unserer Mindestabnahme.",
      "Sie planen ohnehin einen Umzug oder eine Umstrukturierung und wollen die Software erst danach einführen."
    ]
  },
  "sections": [
    {
      "heading": "Wo die Tabelle wirklich funktioniert",
      "level": 2,
      "text": "Es wäre unehrlich zu behaupten, Excel sei für Arbeitsplatzbuchung grundsätzlich ungeeignet. Bei einem Standort, 30 Plätzen und einem eingespielten Team funktioniert eine gepflegte Tabelle gut – sie ist sofort verfügbar, jeder kann sie bedienen und es entstehen keine Lizenzkosten."
    },
    {
      "heading": "Wo sie kippt",
      "level": 2,
      "text": "Die Grenze ist selten die Personenzahl, sondern die Zahl der Dimensionen. Kommt ein zweiter Standort hinzu, verdoppelt sich der Pflegeaufwand. Kommen Parkplätze hinzu, entsteht eine zweite Tabelle. Kommen Besucher hinzu, entsteht eine dritte Liste am Empfang. Und sobald die Frage nach der tatsächlichen Auslastung gestellt wird, zeigt sich das Kernproblem: Eine Tabelle kennt nur geplante Buchungen, nicht die tatsächliche Nutzung."
    },
    {
      "heading": "Der Datenschutzaspekt, der oft übersehen wird",
      "level": 2,
      "text": "Eine Tabelle mit Namen, Anwesenheitstagen und Sitzplätzen ist eine Sammlung personenbezogener Daten – meist ohne Löschkonzept, ohne Zugriffsbeschränkung und in beliebig vielen Kopien auf Laufwerken und in Postfächern. Das ist in der Praxis häufiger ein Auslöser für die Ablösung als der Komfortgewinn."
    }
  ],
  "faq": [
    {
      "question": "Ab wann lohnt sich der Wechsel?",
      "answer": "Ein pragmatischer Indikator: Sobald mehr als eine Person die Tabelle pflegt, mehr als ein Standort abgebildet wird oder zum ersten Mal die Frage nach der tatsächlichen Auslastung gestellt wird."
    },
    {
      "question": "Was kostet die Tabelle wirklich?",
      "answer": "Der sichtbare Teil ist die Pflegezeit. Der unsichtbare Teil sind Fehlbuchungen, Suchzeiten, fehlende Auswertungen und – bei personenbezogenen Daten ohne Löschkonzept – ein Datenschutzrisiko."
    },
    {
      "question": "Können wir die Tabelle übernehmen?",
      "answer": "Ja. Asset-Listen werden im Rollout ohnehin in Tabellenform erfasst; eine vorhandene Tabelle ist damit eine gute Vorarbeit statt verlorener Aufwand."
    }
  ],
  "related": [
    {
      "title": "Flächenrechner",
      "url": "https://doorjames.com/de/rechner/flaechenbedarf/"
    },
    {
      "title": "Arbeitsplatzbuchung",
      "url": "https://doorjames.com/de/funktionen/arbeitsplatzbuchung/"
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      "description": "Termin mit dem Door-James-Team, 30 Minuten über Microsoft Teams, Slot selbst wählbar."
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      "url": "https://doorjames.app/demo",
      "description": "Interaktive Demo-Umgebung der Door-James-App, ohne Anmeldung."
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      "description": "Kontaktformular und E-Mail-Adresse."
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  "citation": {
    "title": "Desk Sharing mit Excel",
    "publisher": "Door James by CGI",
    "url": "https://doorjames.com/de/vergleich/desk-sharing-mit-excel/",
    "dateModified": "2026-09-22"
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  "license": "Content © CGI Deutschland B.V. & Co. KG. Quotation and summarisation are permitted with attribution to Door James by CGI and a link to the source URL.",
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