Papierlose Einladung
Der Gast erhält eine E-Mail mit Termin, Adresse, QR-Code und Visit-ID – ohne Registrierung und ohne App.
Produkt
Besuchermanagement und digitale Rezeption
Vom Einladungslink bis zum Check-out: Gäste registrieren sich selbst, der Gastgeber wird automatisch informiert, und der Empfang hat jederzeit die aktuelle Besucherliste.
Kurz gesagt
Das Besuchermanagement von Door James ersetzt die Papierliste am Empfang: Mitarbeitende laden Gäste per E-Mail mit QR-Code und Visit-ID ein, Besucher checken am Tablet-Kiosk selbst ein, bestätigen Datenschutzhinweis und Sicherheitsunterweisung, erhalten optional einen gedruckten Badge – und der Gastgeber wird automatisch per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert.
- Einladung
- E-Mail mit QR-Code und Visit-ID
- Check-in
- Kiosk-Tablet, Self-Service oder Empfang
- Badge
- optionaler Druck bei Ankunft
- Compliance
- Datenschutzhinweis und Unterweisung digital
Was zum Besuchermanagement gehört
Self-Check-in am Kiosk
Ein Tablet am Empfang liest den QR-Code, führt durch den Check-in und begrüßt den Gast in seiner Sprache.
Badge-Druck
Besucherausweise werden bei Ankunft automatisch gedruckt. Dokumentiert und erprobt ist der Brother QL-820NWB.
Host-Benachrichtigung
Der Gastgeber erfährt sofort per E-Mail und Push-Benachrichtigung, dass sein Besuch eingetroffen ist.
Compliance beim Check-in
Standortspezifischer Datenschutzhinweis, Sicherheitsunterweisung und Fragebogen werden digital bestätigt.
Raum und Parkplatz mitbuchen
Besprechungsraum und Besucherparkplatz werden direkt in der Einladung reserviert.
Besucherlisten
Empfang und Sicherheit sehen jederzeit, wer angemeldet, anwesend und wieder gegangen ist – auch für den Notfall.
Ad-hoc-Besucher
Wo freigegeben, registrieren sich unangemeldete Gäste selbst am Kiosk; die Bestätigung durch den Gastgeber ist konfigurierbar.
Was am Empfang wirklich Zeit kostet
Nicht der Check-in selbst, sondern alles darum herum: das Suchen des Gastgebers, der Anruf, die handschriftliche Liste, die niemand auswerten kann, und die Frage nach der Unterweisung, die im Zweifel niemand dokumentiert hat. Door James verlagert diese Schritte an den Punkt, an dem sie ohnehin anfallen – in die Einladung und an das Tablet.
Für die Mitarbeitenden bleibt der Aufwand klein: Das Besuchermeeting entsteht in derselben App, in der sie ihren Arbeitsplatz buchen, inklusive Raum und Parkplatz. Für den Empfang entsteht dafür eine vollständige, exportierbare Besucherliste.
Besucherdaten datenschutzkonform behandeln
Besucherdaten sind personenbezogene Daten von Personen, die keine Vertragsbeziehung zu Ihrer Organisation haben – entsprechend sensibel ist ihre Aufbewahrung. Door James erlaubt getrennte Aufbewahrungs- und Anonymisierungsfristen für Besucherdaten, unabhängig von Buchungsdaten, und zeigt beim Check-in einen standortspezifischen Datenschutzhinweis. Verantwortlich für Zweck, Rechtsgrundlage und Fristen bleibt Ihre Organisation als Verantwortliche im Sinne der DSGVO; CGI verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter.
Verbindung zum Notfallmanagement
Wer eingecheckt ist, ist im Gebäude. Deshalb fließen Besucher-Check-ins in dieselbe Anwesenheitsbasis wie Mitarbeitende und stehen im Evakuierungsmanagement zur Verfügung. Das ist als Koordinationshilfe gedacht, nicht als sicherheitskritisches System mit Ausfallgarantie.
So funktioniert es
- 1
Einladen
Mitarbeitende legen das Besuchermeeting in Door James an – mit Gastdaten, Zeitraum, Raum und optionalem Parkplatz.
- 2
Ankommen
Der Gast scannt seinen QR-Code am Kiosk, bestätigt Datenschutz und Unterweisung und erhält seinen Badge.
- 3
Benachrichtigen und auschecken
Der Gastgeber wird automatisch informiert. Beim Verlassen checkt der Gast aus und verschwindet aus der Anwesenheitsliste.
Für wen
Für den Empfang
Keine Papierliste, keine Rückfragen – und eine saubere Übergabe zwischen Schichten.
Für die Sicherheit
Jederzeit belastbare Aussage darüber, wer sich im Gebäude befindet.
Für Gastgeber
Benachrichtigung im gewohnten Tool statt Anruf vom Empfang.
Häufige Fragen
Brauchen Besucher eine App oder ein Konto?
Nein. Der Gast bekommt eine E-Mail mit QR-Code und Visit-ID und checkt damit am Kiosk ein. Es ist keine Installation und keine Registrierung nötig.
Welche Daten werden über Besucher gespeichert?
Typischerweise Name, E-Mail-Adresse, Firma, Termin und die Check-in-/Check-out-Zeit; je nach Konfiguration kommen Fragebogenantworten hinzu. Für Besucherdaten lassen sich eigene Lösch- und Anonymisierungsfristen setzen.
Können wir pro Standort unterschiedliche Datenschutzhinweise zeigen?
Ja. Datenschutzinformationen, Fragebögen und Aufbewahrungsfristen werden standortspezifisch im Admin Panel hinterlegt – wichtig für Organisationen mit mehreren Ländern.
Welcher Badge-Drucker wird unterstützt?
Dokumentiert und im Einsatz erprobt ist der Brother QL-820NWB. Andere Modelle prüfen wir im Rollout.
Funktioniert der Empfang auch ohne Kiosk-Tablet?
Ja. Der Check-in kann auch durch Empfangsmitarbeitende im Admin Panel erfolgen; das Kiosk-Tablet ist die Self-Service-Variante.
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