Bidirektionale Outlook-Synchronisation
Door James liest und schreibt Raumkalender über Microsoft Graph. Doppelbuchungen entstehen erst gar nicht.
Produkt
Meetingräume buchen – synchron mit Outlook
Räume werden dort gebucht, wo geplant wird – in Outlook, in Teams, in der App oder direkt am Display vor dem Raum. Door James hält alle Wege synchron.
Kurz gesagt
Die Raumbuchung von Door James synchronisiert sich bidirektional mit Microsoft Exchange und Outlook über die Graph API: In Outlook belegte Räume sind in Door James nicht mehr buchbar und umgekehrt. Hinzu kommen Ad-hoc-Buchung am Raum, Ausstattungsfilter, Servicebestellungen wie Catering und die automatische Freigabe bei No-Show.
- Kalender
- bidirektionale Outlook-/Exchange-Synchronisation
- Vor Ort
- Displays und Ad-hoc-Buchung am Raum
- Services
- Catering und Technik zur Buchung bestellbar
- No-Show
- konfigurierbare automatische Freigabe
Was zur Raumbuchung gehört
Outlook-Add-in
Seit dem Release im September 2026 lässt sich der Raum direkt im Termin suchen, auf der Zeitleiste prüfen und auf dem Grundriss auswählen.
Ad-hoc-Buchung am Raum
Ist der Raum frei, wird er direkt vor Ort gebucht – per QR-Code oder am Display.
DoorJames Screen
Displays und Kioske zeigen Belegung in Echtzeit und werden zentral aus dem Dashboard konfiguriert.
Ausstattung filtern
Videokonferenz, Whiteboard, Kapazität, Barrierefreiheit: Räume werden nach den Merkmalen gefunden, die das Meeting braucht.
Services direkt mitbuchen
Catering, technischer Support oder Reinigung werden an die Raumbuchung angehängt, wo Service Bookings aktiv ist.
Automatische Freigabe
Erscheint niemand zum Check-in, wird der Raum nach konfigurierter Frist wieder freigegeben.
Serien und Genehmigungen
Wiederkehrende Termine, Kontingente und Freigabeprozesse für besonders gefragte Räume.
Das Problem hinter Doppelbuchungen
In den meisten Organisationen existieren Raumkalender bereits – in Exchange, gepflegt über Outlook. Ein zweites Buchungssystem daneben erzeugt genau das Problem, das es lösen sollte: zwei Wahrheiten über denselben Raum. Door James setzt deshalb nicht neben Outlook an, sondern auf dieselben Kalender.
Über Microsoft Graph liest Door James den Frei/Belegt-Status der Raumressourcen und schreibt eigene Buchungen zurück. Wer also weiterhin im Outlook-Termin plant, blockiert den Raum auch in Door James; wer über den Grundriss bucht, sieht den Termin in Outlook. Für die Nutzung ist keine Umgewöhnung nötig – der Gewinn liegt in der Übersicht und in den Auslastungsdaten.
No-Shows sichtbar machen
Der größte Hebel bei Meetingräumen ist selten die Anzahl der Räume, sondern die Differenz zwischen gebuchter und genutzter Zeit. Door James macht diese Differenz messbar: Check-in am Raum, automatische Freigabe bei Nichterscheinen und Reports über No-Show-Quoten je Raum und Wochentag. Häufig zeigt sich, dass der „fehlende“ große Besprechungsraum in Wirklichkeit ein blockierter ist.
Hinweis zur Wiederherstellung
Sollte nach einem Systemvorfall eine Wiederherstellung auf einen früheren Zeitpunkt nötig werden, können Outlook-Buchungen aus dem Zeitraum danach vorübergehend von Door James abweichen, bis die Synchronisation nachgezogen ist. Frei/Belegt-Abfragen verhindern in dieser Phase weiterhin Konflikte.
So funktioniert es
- 1
Raum finden
In Outlook, in Teams, in der App oder auf dem Grundriss – mit Filter nach Kapazität und Ausstattung.
- 2
Termin anlegen
Die Buchung erscheint im Raumkalender und im Outlook-Termin; externe Gäste können als Besucher eingeladen werden.
- 3
Meeting starten
Check-in am Display oder per QR-Code bestätigt die Nutzung. Ohne Check-in wird der Raum freigegeben.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Raum in Outlook gebucht wird?
Door James liest die Belegung über Microsoft Graph und zeigt den Raum als belegt an. Umgekehrt trägt eine Buchung in Door James den Termin in den Raumkalender ein.
Welche Voraussetzungen hat die Outlook-Integration?
Eine Microsoft-Entra-ID-Integration, eine App-Registrierung mit Kalenderberechtigungen und – je nach benötigter Graph-Funktion – ein Postfach in der Microsoft-Cloud. Die Details klären wir im Rollout mit Ihrer IT.
Brauchen wir Displays vor den Räumen?
Nein, die Buchung funktioniert vollständig ohne Hardware. DoorJames Screen ist eine Ergänzung für Standorte, die Belegung sichtbar machen wollen.
Können wir Räume nur für bestimmte Gruppen freigeben?
Ja. Über Whitelists, Gruppen aus Entra ID und Freigabeworkflows lässt sich steuern, wer welchen Raum sieht und bucht.
Dieses Modul auf Ihrem eigenen Grundriss sehen
Dreißig Minuten mit jemandem, der am Produkt arbeitet. Bringen Sie Ihre Etagen mit, Ihre Buchungsregeln und den unbequemen Fall, an dem es Ihrer Meinung nach scheitert.
Demo-Termin buchen
30 Minuten, Microsoft Teams, ohne VorbereitungDemo selbst ausprobieren
doorjames.app/demo