Die zentrale Kennzahl
Gleichzeitige Anwesenheit am Spitzentag – sie bestimmt die benötigte Zahl an Arbeitsplätzen, nicht der Durchschnitt.
Flächenkosten mit Daten statt Annahmen entscheiden
Die Frage ist selten, ob hybrides Arbeiten funktioniert, sondern wie viel Fläche es tatsächlich braucht. Darauf gibt es eine messbare Antwort.
Kurz gesagt
Für die Entscheiderebene liefert Door James zwei Dinge: belastbare Daten zur tatsächlichen Flächennutzung als Grundlage für Miet-, Konsolidierungs- und Reinigungsentscheidungen, und vorhersehbare Kosten durch ein Abonnement pro berechtigtem Nutzer ohne Modulpreise und ohne Implementierungsgebühr.
- Grundlage
- gemessene Anwesenheit statt Umfragen
- Kosten
- 2 € pro Nutzer und Monat, alles inklusive
- Einführung
- keine Implementierungsgebühr
- Zusatznutzen
- Reinigung und CO₂ nach realer Nutzung
Die Zahl, auf die es ankommt
Flächenentscheidungen scheitern selten an fehlendem Willen, sondern an fehlenden Daten. Die entscheidende Größe ist nicht die durchschnittliche Anwesenheit, sondern die gleichzeitige Anwesenheit am stärksten frequentierten Tag. Wer nach Durchschnitt plant, produziert genau an den Tagen Engpässe, an denen Zusammenarbeit stattfinden soll – und erzeugt damit Widerstand gegen das gesamte Konzept.
Ein Rechenbeispiel
Ein Standort mit 500 Mitarbeitenden, 75 Prozent Anwesenheit am Spitzentag, 12 m² je Arbeitsplatz und 22 € Miete je m²: Statt 500 Plätzen werden 375 benötigt. Die Differenz von 125 Plätzen entspricht 1.500 m² und rund 396.000 € Miete pro Jahr. Die Lizenzkosten für 500 berechtigte Nutzende liegen bei 12.000 € pro Jahr. Selbst bei konservativeren Annahmen bleibt die Größenordnung deutlich.
Diese Rechnung ersetzt keine Analyse – sie zeigt nur, warum die Datengrundlage wichtiger ist als der Lizenzpreis. Der Flächenrechner macht sie mit Ihren Zahlen nachvollziehbar.
Was nach der Entscheidung bleibt
Wird Fläche reduziert, bleibt die Datenbasis der wichtigste Nebeneffekt: Sie beantwortet auch die nächsten Fragen – zur Reinigung, zu Öffnungszeiten, zur Verteilung von Teamtagen und zur Frage, ob der nächste Standort überhaupt gebraucht wird.
Für wen
Der Business Case
Differenz zwischen heutiger Platzzahl und benötigter Platzzahl, multipliziert mit Fläche und Miete, abzüglich Lizenzkosten.
Die Nebeneffekte
Reinigungskosten nach realer Nutzung, geringerer Energieeinsatz, CO₂-Argumente für die Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Häufige Fragen
Wie schnell entsteht eine belastbare Datenbasis?
Erste Muster sind nach wenigen Wochen sichtbar; für saisonale Effekte und belastbare Entscheidungen sind sechs bis zwölf Monate sinnvoll.
Rechnet sich das bei uns?
Die Faustregel: Wenn die Lizenzkosten pro Jahr unter dem Wert der eingesparten Fläche liegen, trägt sich die Einführung. Der Rechner liefert eine erste Schätzung.
Welche Risiken sollten wir kennen?
Die drei häufigsten: eine zu ambitionierte Desk-Sharing-Quote, fehlender Stauraum und eine Einführung ohne klare Regeln. Alle drei sind organisatorisch, nicht technisch.
Was, wenn wir die Fläche doch behalten?
Dann bleibt der Nutzen bei Betrieb und Erfahrung: weniger Suchaufwand, professionellerer Empfang, planbare Reinigung, bessere Datenlage für die nächste Entscheidung.
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