Interaktive Grundrisse
Jede Etage ist ein digitaler Plan. Arbeitsplätze, Räume, Stellplätze und Assets liegen dort, wo sie im Gebäude liegen, mit Live-Statusfarben.
Produkt
Flächen einmal modellieren, täglich steuern
Space Management beginnt mit einem Modell des Gebäudes und endet bei einer Entscheidung über Quadratmeter. Door James deckt beide Enden mit denselben Daten ab.
Kurz gesagt
Space Management in Door James bildet Standorte, Gebäude, Etagen, Bereiche und jede buchbare Ressource auf interaktiven Grundrissen ab. Kapazitäten, Desk-Sharing-Quoten, Teamzonen, Buchungsregeln und Freigaben werden je Bereich konfiguriert, und echte Check-in-Daten zeigen, ob das Modell der Realität entspricht – die Grundlage, um Flächen zusammenzulegen, zu reduzieren oder neu zu verteilen.
- Hierarchie
- Organisation, Standort, Gebäude, Etage, Bereich, Ressource
- Grundrisse
- interaktiver Plan je Etage mit allen Ressourcen
- Regeln
- je Bereich – Vorlauf, Dauer, Kontingente, Freigaben
- Abgleich
- geplante Kapazität gegen echte Check-ins
Was Space Management umfasst
Bereiche und Zonen
Etagen werden in Bereiche geteilt – Teamzonen, Ruhezonen, Projektflächen, Kundenetagen. Jede Regel und jede Auswertung kann dieser Struktur folgen.
Kapazitäten und Quoten
Legen Sie fest, wie viele Plätze ein Bereich bietet und für wie viele Personen er gedacht ist. Die Desk-Sharing-Quote ist dann keine Schätzung mehr, sondern eine konfigurierte Zahl.
Regeln je Bereich
Vorlaufzeiten, maximale Buchungsdauer, Kontingente pro Person, Whitelists und Freigabe-Workflows gelten dort, wo sie gebraucht werden, nicht global.
Sperren und Umwidmen
Bereiche lassen sich für Umbau, Veranstaltungen oder Reinigung sperren oder vorübergehend einem anderen Team zuordnen – ohne das Modell zu löschen.
Mehrere Standorte
Mehrere Liegenschaften mit eigenen Etagen, Regeln, Öffnungszeiten und Zuständigkeiten, verwaltet aus einem Admin Panel.
Ressourcen-Attribute
Monitore, Dockingstation, höhenverstellbarer Tisch, barrierefreie Ausstattung: Attribute machen Ressourcen auffindbar und Auswertungen aussagekräftig.
Belege für Flächenentscheidungen
Geplante Kapazität neben echten Check-ins je Bereich und Wochentag – die Zahl, die eine Mietverhandlung tatsächlich braucht.
Das Modell ist das Produkt
Jedes Workplace-Tool stößt früher oder später auf dieselbe Frage: Wie sieht das Gebäude eigentlich aus? Nicht architektonisch, sondern betrieblich. Wie viele Arbeitsplätze gibt es, welche davon sind buchbar, welche fest zugewiesen, welche gehören einem Team, welche liegen in einer Ruhezone, welche haben zwei Monitore, welche sind gerade nicht nutzbar, weil die Etage umgebaut wird.
Dieses Wissen liegt in Organisationen meist an drei unvereinbaren Orten: in einer CAD-Datei, die zwei Umbauten alt ist, in einem PDF am Empfang und bei den Menschen, die lange genug dort arbeiten. Space Management in Door James macht daraus ein gepflegtes Modell – und weil dasselbe Modell die tägliche Buchung steuert, bleibt es aktuell. Ein Arbeitsplatz, den es nicht mehr gibt, ist einer, den niemand buchen kann, also entfernt ihn jemand.
Vom Modell zur Entscheidung
Sobald das Modell existiert, wird der interessante Vergleich möglich: geplante Kapazität gegen gemessene Nutzung. Ein Bereich mit 60 Plätzen, der nie über 22 gleichzeitige Check-ins kommt, hat kein Kapazitätsproblem, sondern eine Frage über 38 Plätze. Vielleicht liegt der Bereich falsch, vielleicht arbeiten die zugeordneten Teams überwiegend remote, vielleicht lässt sich die Etage untervermieten.
Door James beantwortet diese Frage nicht. Es liefert die Zahl, je Bereich, je Wochentag, über einen Zeitraum, mit dem sich argumentieren lässt. Die Entscheidung – zusammenlegen, reduzieren, verkleinern, umziehen – bleibt eine Managemententscheidung. Sie ist nur keine Debatte mehr darüber, wessen Eindruck vom Freitag stimmt.
Wo Space Management aufhört
Das hier ist Space Management für Flächen im Betrieb: welche Bereiche existieren, wie sie konfiguriert sind, wie voll sie sind. Es ist kein CAFM-System. Wartungspläne, Dienstleistungsverträge, Abschreibungen, Reinigungsverträge und Gebäudetechnik gehören in Ihr Facility-Management-System. Auslastungsdaten aus Door James lassen sich dorthin exportieren, und in der Praxis ist das die nützlichere Richtung.
So funktioniert es
- 1
Modell aufbauen
Standorte, Etagen und Bereiche werden im Admin Panel angelegt, die Grundrisse darunter gelegt und jede buchbare Ressource auf dem Plan platziert.
- 2
Kapazitäten und Regeln setzen
Jeder Bereich erhält seine Kapazität, seine Desk-Sharing-Quote und seine Buchungsregeln – inklusive der Frage, wer Ausnahmen freigibt.
- 3
Laufen lassen
Beschäftigte buchen innerhalb der Regeln. Niemand muss die Verteilung manuell koordinieren; das Modell erledigt das.
- 4
Vergleichen und korrigieren
Nach einigen Wochen zeigen die Auswertungen, welche Bereiche dauerhaft leer und welche dauerhaft knapp sind. Korrigiert wird das Modell, nicht das Verhalten.
Für wen
Für das Facility Management
Ein Ort, an dem das Gebäudemodell liegt – statt einer CAD-Datei, eines Grundriss-PDFs und des Gedächtnisses langjähriger Kolleginnen.
Für Real Estate und Finance
Auslastung je Bereich gegen Quadratmeter und Miete, als Grundlage für Etagenkonsolidierung oder Nachverhandlung.
Für Teamleitungen
Teamzonen, die tatsächlich für das Team reserviert sind, mit Kontingenten, die verhindern, dass einzelne alles blockieren.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Space Management und Arbeitsplatzbuchung?
Arbeitsplatzbuchung ist das, was Beschäftigte tun: Sie reservieren eine Ressource für einen Tag. Space Management ist das, was Administratorinnen tun: Sie legen fest, welche Ressourcen existieren, wo sie liegen, wer sie buchen darf und nach welchen Regeln. Die Buchung ist die tägliche Transaktion, das Space Management das Modell darunter.
Was ist eine Desk-Sharing-Quote und welche ist realistisch?
Die Desk-Sharing-Quote beschreibt, wie viele Beschäftigte sich einen Arbeitsplatz teilen – 1:0,7 bedeutet sieben Plätze für zehn Personen. Welche Quote trägt, hängt von Ihrem tatsächlichen Anwesenheitsmuster ab, nicht von einem Benchmark. Door James erlaubt eine Quote je Bereich und zeigt anschließend aus Check-in-Daten, ob sie am stärksten Tag hält.
Können mehrere Standorte mit unterschiedlichen Regeln verwaltet werden?
Ja. Standorte sind unabhängig: Jeder hat eigene Etagen, Bereiche, Öffnungszeiten, Buchungsregeln und Administratoren. Auswertungen lassen sich je Standort lesen oder über alle Standorte vergleichen.
Brauchen wir CAD-Zeichnungen für den Start?
Nein. Die Grundrisse werden aus dem aufgebaut, was vorhanden ist – bestehende Pläne, Zeichnungen oder ein einfaches Layout – und im Onboarding eingerichtet. Für das System zählt, welche Ressourcen existieren und wie sie zueinander liegen.
Was passiert mit Buchungen, wenn wir eine Etage umbauen?
Bereiche und Ressourcen lassen sich sperren, umbenennen oder neu zuordnen. Betroffene Buchungen sind vorher sichtbar, sodass der Umbau in eine Phase mit geringer Auswirkung gelegt werden kann, statt dass Beschäftigte ihn am Morgen entdecken.
Dieses Modul auf Ihrem eigenen Grundriss sehen
Dreißig Minuten mit jemandem, der am Produkt arbeitet. Bringen Sie Ihre Etagen mit, Ihre Buchungsregeln und den unbequemen Fall, an dem es Ihrer Meinung nach scheitert.
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