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Von der Entscheidung zum Go-live
Kein Implementierungsprojekt, sondern ein strukturierter Ablauf mit klar verteilten Aufgaben.
Kurz gesagt
Der Standard-Rollout von Door James ist auf Geschwindigkeit ausgelegt: Als Planungsannahme gelten rund vier Wochen je erstem Standort, weitere Standorte laufen parallel. Der Ablauf umfasst 15 Schritte von Kick-off über SSO-Einrichtung, Erfassung von Grundrissen und Assets, Konfiguration und Freigabe bis zu Schulung und Go-live. Für den Standard-Rollout fällt keine Implementierungsgebühr an.
- Zeitrahmen
- rund vier Wochen je erstem Standort
- Parallel
- weitere Standorte gleichzeitig möglich
- Kosten
- keine Implementierungsgebühr
- Danach
- Selbstverwaltung im Admin Panel
Warum kein klassisches Implementierungsprojekt
Door James ist ein standardisiertes Produkt. Der Rollout besteht deshalb nicht aus Entwicklung, sondern aus Datenerfassung und Konfiguration. Das verschiebt den kritischen Pfad: Nicht die Software bestimmt das Tempo, sondern die Verfügbarkeit Ihrer Standortdaten.
Was Sie vorbereiten können, bevor es losgeht
Drei Dinge verkürzen jeden Rollout spürbar. Erstens aktuelle Grundrisse in einem verwertbaren Format. Zweitens eine vollständige Liste der buchbaren Ressourcen mit Nummerierung, Typ und Ausstattung. Drittens einen Termin mit der Person, die in Ihrer Organisation Entra-ID-Registrierungen freigibt. Wer diese drei Punkte vor dem Kick-off klärt, spart in der Regel ein bis zwei Wochen.
Nach dem Go-live
Die ersten Wochen begleiten wir eng, weil dann die typischen Anpassungen anfallen: Regeln nachschärfen, Bereiche umbenennen, Kontingente justieren. Danach verlagert sich die Verantwortung planmäßig zu Ihren Administratoren – und die einzige regelmäßige Aufgabe ist, die Auswertungen anzuschauen.
So funktioniert es
- 1
Kick-off und Demo
Gemeinsames Verständnis von Zielen, Standorten und Umfang; Demonstration der Plattform für die Beteiligten.
- 2
Beteiligte abstimmen
Projektverantwortliche, Standortverantwortliche, IT, Datenschutz und Gremien frühzeitig einbinden.
- 3
Modulumfang festlegen
Welche Module werden aktiviert, organisationsweit und je Standort?
- 4
Identity einrichten
OIDC-Anbindung an Entra ID oder einen anderen Provider, Gruppen und zugelassene Domains.
- 5
Grundrisse und Bürodaten erfassen
Etagenpläne, Adressen, Öffnungszeiten, Empfangsdaten, Bannerbilder.
- 6
Asset-Liste liefern
Buchbare Ressourcen in einer abgestimmten Tabelle – Nummerierung, Typ, Ausstattung, Beschränkungen.
- 7
Standort aufbauen
Bereiche, Zonen und Assets werden angelegt und auf dem Grundriss platziert.
- 8
Datenschutz und Besucher konfigurieren
Löschfristen, Anonymisierung, standortspezifische Hinweise, Besucherworkflows und Fragebögen.
- 9
Integrationen aktivieren
Outlook-Raumkalender, Teams-App und weitere Anbindungen, soweit im Umfang.
- 10
Standort freigeben
Die Standortverantwortlichen prüfen die Konfiguration und geben sie frei.
- 11
Sticker bestellen
QR-Code-Sticker für Check-in, sofern genutzt, und Anbringung vor Ort.
- 12
Admin-Schulung
Training für Administrations- und Empfangsrollen, Übergabe der Handbücher.
- 13
Nutzer informieren
Kommunikation an die Belegschaft mit Vorlagen, Videos und Hinweisen zu Regeln.
- 14
Go-live
Freigabe für alle Nutzenden am Standort.
- 15
Begleitung danach
Support und Customer Success für die ersten Wochen, danach Selbstverwaltung.
Häufige Fragen
Was verzögert einen Rollout typischerweise?
Fast immer dasselbe: fehlende oder veraltete Grundrisse, eine unvollständige Asset-Liste und Terminfindung mit der IT für die Identity-Anbindung. Alle drei lassen sich vorbereiten, bevor das Projekt startet.
Können wir mehrere Standorte gleichzeitig ausrollen?
Ja. Nach dem ersten Standort ist der Ablauf eingespielt; weitere laufen parallel, abhängig davon, wie schnell die Standortdaten geliefert werden.
Wer pflegt die Standorte danach?
Ihre Standort- und Organisationsadministratoren im Admin Panel. Genau dafür ist das Rollenmodell ausgelegt.
Brauchen wir ein Projektteam?
Eine projektverantwortliche Person und je Standort eine verantwortliche Person genügen in der Regel. Ein größeres Team ist nicht nötig, eine klare Zuständigkeit schon.
Den Rollout mit jemandem planen, der einen gemacht hat
Pilotetage, Datenimport, Betriebsrat, wer was freigibt. Dreißig Minuten zu Ihrem Plan sind günstiger, als die falsche Reihenfolge später zu merken.