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Office Management
Office Management ist die operative Verwaltung eines Büros: Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Besucher, Parkplätze, Equipment, Services und Sicherheit.
Kurz gesagt
Office Management ist die operative Verwaltung eines Bürogebäudes im täglichen Betrieb: Arbeitsplätze und Besprechungsräume vergeben, Besucher empfangen, Parkplätze und Equipment verwalten, interne Veranstaltungen organisieren, Serviceanfragen bearbeiten und dokumentieren, wer vor Ort ist. Als Software ist es die Schicht zwischen HR-Systemen, die die Menschen kennen, und Facility-Management-Systemen, die das Gebäude kennen.
Was der Begriff umfasst
Der Begriff wird in zwei Bedeutungen verwendet. In Stellenbezeichnungen beschreibt Office Management die Rolle, die ein Büro am Laufen hält – von Lieferantenverträgen bis zur Kaffeemaschine. In der Software beschreibt er die Systeme, die die wiederkehrenden operativen Aufgaben dieser Rolle unterstützen: Buchung, Empfang, Vergabe, Auswertung.
Dieses Glossar verwendet die zweite Bedeutung. Ein Office-Management-System ist der Ort, an dem ein Arbeitsplatz reserviert, ein Besuch angemeldet, ein Mangel gemeldet und eine Auslastungszahl erzeugt wird.
Was es nicht ist
Office Management ist abzugrenzen vom Facility Management, das Instandhaltung, technische Gebäudeausrüstung, Verträge und Anlagenlebenszyklus abdeckt, und vom Space Management, das als Teilbereich die Modellierung und Vergabe von Flächen behandelt. Zutrittskontrolle und Gebäudeautomation gehören ebenfalls nicht dazu.
Warum es meist zersplittert ist
Die meisten Organisationen kommen eher zufällig zu Office-Management-Software: erst ein Buchungstool, dann ein Besuchertool, dann eine Tabelle. Die Folge sind nicht die Kosten, sondern die Widersprüche: Jedes System führt eine eigene Personenliste und erzeugt eigene Zahlen, sodass niemand sagen kann, wie voll das Gebäude tatsächlich war.
Von der Definition zu Ihren eigenen Büros
Begriffe stehen am Anfang einer Bewertung, nicht am Ende. Dreißig Minuten mit offenem Produkt machen aus dem Konzept Ihren Grundriss.