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Workplace Analytics
Workplace Analytics bezeichnet die Auswertung von Nutzungsdaten einer Bürofläche – Buchungen, Check-ins, No-Shows – zur Steuerung von Fläche, Services und Kosten.
Kurz gesagt
Workplace Analytics bezeichnet die systematische Auswertung von Nutzungsdaten einer Bürofläche: Buchungen, Check-ins, No-Shows, Stornierungen, Besucherzahlen und deren Verteilung über Etagen und Wochentage. Ziel ist nicht die Beobachtung von Personen, sondern die Steuerung von Fläche, Reinigung, Services und Investitionen auf Basis realer Nutzung.
Der Unterschied zwischen Buchung und Nutzung
Die wichtigste Unterscheidung in diesem Feld ist die zwischen reserviert und genutzt. Eine Buchung sagt aus, dass jemand die Absicht hatte zu kommen. Erst der Check-in belegt, dass jemand da war. Die Differenz – die No-Show-Quote – ist häufig die interessanteste Kennzahl überhaupt, weil sie zeigt, wie viel Kapazität durch nicht wahrgenommene Reservierungen blockiert wird.
Kennzahlen, die tatsächlich Entscheidungen tragen
Drei sind in der Praxis ausschlaggebend: die Anwesenheit am Spitzentag als Grundlage für die Platzzahl, die Auslastung je Bereich zur Identifikation ungenutzter Flächen und die No-Show-Quote als Hinweis auf Regelungsbedarf. Alles Weitere ist nützlich, aber selten entscheidungsrelevant.
Die Datenschutzfrage
Workplace Analytics zielt auf Flächen, nicht auf Personen. Technisch lässt sich das durch Anonymisierungsfristen und ein Rollenkonzept absichern, organisatorisch durch eine klare Zweckbindung in der Betriebsvereinbarung. Wer diese Abgrenzung nicht früh trifft, riskiert, dass das gesamte Vorhaben an der Mitbestimmung scheitert.
Von der Definition zu Ihren eigenen Büros
Begriffe stehen am Anfang einer Bewertung, nicht am Ende. Dreißig Minuten mit offenem Produkt machen aus dem Konzept Ihren Grundriss.