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Desk Sharing mit Excel – wo die Grenze liegt
Der häufigste Wettbewerber ist keine Software, sondern eine Tabelle. Das funktioniert länger, als viele denken – aber nicht beliebig lange.
Kurz gesagt
Eine Excel-Tabelle für Arbeitsplatzbuchung funktioniert bei einem Standort, wenigen Plätzen und stabilen Teams durchaus. Die Grenze wird erreicht, wenn mehrere Standorte, Parkplätze, Besucher oder Auswertungen hinzukommen: Dann entstehen Doppelbuchungen, unklare Anwesenheit, manueller Pflegeaufwand und keine belastbare Datengrundlage für Flächenentscheidungen.
| Kriterium | Door James | Excel & Outlook |
|---|---|---|
| Kosten | 2 € pro Nutzer und Monat | Scheinbar kostenlos; tatsächlich Pflegeaufwand und Fehlerkosten |
| Doppelbuchungen | Systemseitig ausgeschlossen, inklusive Outlook-Abgleich | Regelmäßig, besonders bei gleichzeitiger Bearbeitung |
| Anwesenheitsdaten | Aus Check-ins, unterscheidet gebucht von genutzt | Nur geplante Buchung, keine tatsächliche Nutzung |
| Besucher | Digitale Einladung, Self-Check-in, Badge, Host-Benachrichtigung | Papierliste oder separate Lösung |
| Parkplätze und Assets | Dieselbe Logik wie Arbeitsplätze | Weitere Tabellen oder informelle Absprachen |
| Auswertung | Auslastung je Etage, Bereich und Wochentag, automatische Reports | Manuelle Auswertung, Aussagekraft begrenzt |
| Datenschutz | Konfigurierbare Löschfristen, Rollen, AVV | Tabelle mit personenbezogenen Daten ohne Fristenlogik |
| Mobil | Apps, Widgets, QR- und Geofence-Check-in | Tabelle auf dem Smartphone |
Vergleich mit Stand September 2026. Angaben zu anderen Anbietern stammen aus deren öffentlich zugänglichen Informationen und können sich ändern; bitte vor einer Entscheidung prüfen.
Wo die Tabelle wirklich funktioniert
Es wäre unehrlich zu behaupten, Excel sei für Arbeitsplatzbuchung grundsätzlich ungeeignet. Bei einem Standort, 30 Plätzen und einem eingespielten Team funktioniert eine gepflegte Tabelle gut – sie ist sofort verfügbar, jeder kann sie bedienen und es entstehen keine Lizenzkosten.
Wo sie kippt
Die Grenze ist selten die Personenzahl, sondern die Zahl der Dimensionen. Kommt ein zweiter Standort hinzu, verdoppelt sich der Pflegeaufwand. Kommen Parkplätze hinzu, entsteht eine zweite Tabelle. Kommen Besucher hinzu, entsteht eine dritte Liste am Empfang. Und sobald die Frage nach der tatsächlichen Auslastung gestellt wird, zeigt sich das Kernproblem: Eine Tabelle kennt nur geplante Buchungen, nicht die tatsächliche Nutzung.
Der Datenschutzaspekt, der oft übersehen wird
Eine Tabelle mit Namen, Anwesenheitstagen und Sitzplätzen ist eine Sammlung personenbezogener Daten – meist ohne Löschkonzept, ohne Zugriffsbeschränkung und in beliebig vielen Kopien auf Laufwerken und in Postfächern. Das ist in der Praxis häufiger ein Auslöser für die Ablösung als der Komfortgewinn.
Wann ein anderes Produkt besser passt
- Sie haben einen Standort mit wenigen Plätzen und stabilen Teams – dort funktioniert eine gepflegte Tabelle oft gut genug.
- Sie liegen unter 250 Mitarbeitenden und damit unter unserer Mindestabnahme.
- Sie planen ohnehin einen Umzug oder eine Umstrukturierung und wollen die Software erst danach einführen.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich der Wechsel?
Ein pragmatischer Indikator: Sobald mehr als eine Person die Tabelle pflegt, mehr als ein Standort abgebildet wird oder zum ersten Mal die Frage nach der tatsächlichen Auslastung gestellt wird.
Was kostet die Tabelle wirklich?
Der sichtbare Teil ist die Pflegezeit. Der unsichtbare Teil sind Fehlbuchungen, Suchzeiten, fehlende Auswertungen und – bei personenbezogenen Daten ohne Löschkonzept – ein Datenschutzrisiko.
Können wir die Tabelle übernehmen?
Ja. Asset-Listen werden im Rollout ohnehin in Tabellenform erfasst; eine vorhandene Tabelle ist damit eine gute Vorarbeit statt verlorener Aufwand.
Vergleichen fällt mit offenem Produkt leichter
Dreißig Minuten neben Ihrer Anforderungsliste. Danach wissen Sie, ob wir auf die Shortlist gehören – und wir sagen es, wenn etwas anderes besser passt.