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Betriebsvereinbarung zu Desk Sharing vorbereiten
Die Software liefert Fakten, nicht Rechtsauffassungen. Dieser Leitfaden sammelt die Angaben, nach denen Gremien regelmäßig fragen.
Kurz gesagt
Eine Betriebsvereinbarung zu Arbeitsplatzbuchung braucht präzise technische Angaben: welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, wie lange sie gespeichert bleiben, wann anonymisiert wird, welche Rollen Einsicht haben, welche Auswertungen möglich sind und welche Funktionen ausdrücklich freiwillig sind. Dieser Leitfaden listet diese Punkte auf.
- Mindestdatensatz
- Name, E-Mail, Ressource, Zeiten, IP
- Fristen
- je Datenart getrennt konfigurierbar
- Freiwillig
- Geofencing und Kollegen-Finder
- Rechtliche Bewertung
- bleibt bei Ihrer Organisation
Was Gremien in der Praxis fragen
Aus Einführungsprojekten kennen wir im Wesentlichen sieben Fragen: Welche Daten entstehen? Wer kann sie sehen? Wie lange bleiben sie? Können daraus Leistungsprofile entstehen? Ist die Nutzung freiwillig? Was passiert bei Nichtbuchung? Und: Wer haftet, wenn es schiefgeht?
Die ersten fünf lassen sich technisch präzise beantworten – die Angaben dazu stehen oben und auf der Seite Sicherheit & Hosting. Die letzten beiden sind organisatorisch und rechtlich und gehören in Ihre Vereinbarung.
Der wirksamste Hebel: Freiwilligkeit belegen
Erfahrungsgemäß beschleunigt nichts die Zustimmung so sehr wie der Nachweis, dass die kritischen Funktionen freiwillig sind und eine gleichwertige Alternative existiert. Konkret: Der automatische Check-in per Geofence lässt sich durch manuellen Check-in oder QR-Scan ersetzen; die Sichtbarkeit im Kollegen-Finder ist individuell abschaltbar; die Buchung selbst funktioniert ohne Ortungsdienste.
Hinweis
Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung. Er sammelt die technischen und organisatorischen Angaben, die für eine Vereinbarung benötigt werden. Die rechtliche Bewertung, die Verhandlung und der Vertragstext liegen bei Ihrer Organisation und Ihren Gremien.
So funktioniert es
- 1
Datenarten benennen
Für die Kernfunktion typischerweise Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Kennung der gebuchten Ressource, Buchungszeit, Check-in- und Check-out-Zeitpunkt sowie IP-Adresse. Je aktiviertem Modul kommen weitere hinzu, etwa Besucher- oder Eventdaten.
- 2
Zweckbindung festhalten
Buchung und Bereitstellung von Ressourcen, Empfang von Gästen, Sicherheit im Notfall, Auswertung der Flächennutzung. Was nicht genannt ist, sollte auch nicht ausgewertet werden.
- 3
Fristen festlegen
Anonymisierungs- und Löschfristen lassen sich getrennt für Buchungs-, Besucher- und Ticketdaten einstellen. Halten Sie konkrete Werte fest, nicht nur das Prinzip.
- 4
Rollen und Einsicht regeln
Wer sieht welche Listen? Standard sind Empfangs-, Standort- und Organisationsrollen. Halten Sie fest, wer personenbezogene Sichten hat und wer nur aggregierte.
- 5
Auswertungen abgrenzen
Auswertungen zielen auf Flächen und Ressourcen. Legen Sie fest, welche Berichte erstellt werden, an wen sie gehen und dass keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle erfolgt.
- 6
Freiwilligkeit dokumentieren
Geofencing setzt die ausdrückliche Freigabe der Ortungsdienste voraus und wird lokal ausgewertet; der Kollegen-Finder hängt an individuellen Privatsphäre-Einstellungen. Für beide existiert eine gleichwertige manuelle Alternative.
Häufige Fragen
Speichert Door James Standortverläufe?
Nein. Geofencing ist optional, wird auf dem Gerät ausgewertet und erfordert für den Zweck des automatischen Check-ins keine dauerhafte Speicherung von Standortdaten.
Können Vorgesetzte Anwesenheitsprofile abrufen?
Das hängt von Rollen und Konfiguration ab. Die Standardauswertungen zielen auf Ressourcen; personenbezogene Sichten sind eine Konfigurationsentscheidung, die in der Vereinbarung geregelt werden sollte.
Was passiert mit den Daten nach Ablauf der Frist?
Personenbezüge werden gemäß der konfigurierten Anonymisierungsfrist entfernt; anonymisierte oder obsolete Daten werden gemäß der konfigurierten Löschfrist gelöscht.
Liefert CGI eine Mustervereinbarung?
Wir liefern die technischen Angaben, nicht den Vertragstext. Eine Musterformulierung ohne Kenntnis Ihrer betrieblichen Situation wäre unseriös – und rechtliche Beratung dürfen wir hier nicht leisten.
Mit jemandem durchsprechen, der es gemacht hat
Rollouts scheitern an immer denselben paar Entscheidungen. Dreißig Minuten darüber kosten weniger, als es im dritten Monat zu merken.